Proceso de implementación de un Sistema de Gestión Antisoborno basado en la norma ISO 37001:2016

Como organización si pensamos implementar un Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS), o algunas de las mejores prácticas recogidas en la ISO 37001, debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Tenemos claramente identificados los riesgos de soborno relativos a nuestro entorno, procesos, las partes interesadas a nuestro negocio o nuestro personal?
• ¿Tenemos claros los procesos y documentos que debemos desarrollar y la competencia y toma de conciencia necesaria de nuestro personal?
• ¿Tenemos claro el proceso de auditorías y las personas necesarias para este fin?
• ¿Conocemos si las personas y organizaciones que nos podrían apoyar tienen experiencia clara en estos procesos y han apoyado a organizaciones a certificar de manera sencilla, secuencial y lógica?

¿QUÉ ASPECTOS DEBO CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACION?

Veamos una serie de consideraciones generales:

• El tiempo de duración del proyecto depende de la competencia del personal, de la complejidad de los procesos de la organización y del tiempo asignado (tanto de los consultores, como del personal interno). Puede haber proyectos que se implementan eficazmente en seis meses, como  otros en los que se pueden necesitar de hasta dos años debido a los factores indicados. Mientras más compromiso exista de la alta dirección y se destinen los recursos necesarios los tiempos pueden ser más cortos.
• La tecnología debe ser una aliada tanto en el proceso de implementación como en el sistema en sí mismo, ya que mientras menos procesos manuales existan, los riesgos de soborno son más bajos. Debe considerarse la confiabilidad, disponibilidad e integridad de la información disponible.
• El uso del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) debe ser una constante, a lo largo de todo el proyecto, ya que siempre debemos estar validando los resultados logrados versus los resultados esperados en cada etapa y tomando las acciones para al final tener un sistema robusto y que nos permita realmente minimizar los riesgos de soborno.
• Se debe establecer el órgano de gobierno. Adicionalmente se deben buscar las personas claves que tengan la competencia necesaria y que van a actuar como alta dirección y  función de cumplimiento antisoborno. También es importante hacer una buena selección del equipo auditor, los que a su vez pueden actuar como facilitadores en el proceso de implementación.
• Es necesario recalcar que se deben tomar todas las acciones necesarias para establecer, implementar, documentar, mantener y mejorar el SGAS, transformándolo en una herramienta efectiva de gestión.
• En relación a los procesos de comunicación interna y externa, para lograr la conciencia del personal, y mantener un sistema efectivo, deben ser considerados desde el inicio.

¿QUÉ ETAPAS SE SUGIEREN EN LA IMPLEMENTACION?

Vamos a describir las etapas sugeridas para la implementación de nuestra experiencia:

• Establecer un diagnóstico del estado de cumplimiento de la Norma ISO 37001:2016 y determinar que existe en la organización. En esta etapa se conoce el marco legal y los grupos de interés y se recaba información del contexto tanto interno como externo.
• Definir la matriz de riesgos del SGAS y valorar los mismos. Un proyecto bien diseñado valida el alcance del sistema en esta etapa, ya que deben considerarse los procesos críticos con mayores riesgos y hay ciertos procesos que siempre serán parte del sistema.
• Definir la política y responsabilidades del SGAS (incluyendo órgano de gobierno, alta dirección, función de cumplimiento, equipo de auditores), así como el plan de comunicación que vamos a tener durante todo el proceso de implementación, durante las auditorías y posterior a la certificación.
• Elaborar, revisar y actualizar procedimientos e instructivos necesarios para el SGAS, considerando los riesgos asociados. En esta etapa se desarrollan controles y documentos específicos para cada organización y que permitan cumplir los requisitos de la norma. Es importante revisar los requisitos principalmente de los procesos de apoyo y operación y también las guías que existen en la norma en los Anexos.  No hay dos sistemas de gestión antisoborno iguales.
• Validar el sistema, formar y sensibilizar en el mismo a los niveles y funciones pertinentes.
• Desarrollar un programa de formación de auditores internos facilitadores en los temas del SGAS, así como formación en los procesos del sistema, indicadores, tratamiento de hallazgos de auditorías, no conformidades y riesgos.
• Reforzar la sensibilización a niveles superiores, especialmente a los responsables de los procesos críticos y comprometer a los directivos a aprender haciendo.
• Realizar auditorías internas del SGAS y definir planes de acción para cierre de no conformidades, verificar la eficacia de las acciones tomadas y cerrar el ciclo de mejora revisando íntegramente el sistema.
• Establecer que el SGAS esté listo para pasar por una Auditoría de Certificación. 

¿QUÉ GARANTIA TENEMOS DEL PROCESO?

Sin embargo la implementación efectiva del sistema puede ayudar a la organización a implementar medidas razonables y proporcionadas para prevenir, detectar y enfrentar el soborno.

Elaborado por: Ing. César Díaz, Corporación 3D