Requerimientos específicos del Sistema de Gestión Antisoborno, los socios del negocio

La norma ISO 37001:2016, adicional a la comprensión y necesidades de partes interesadas, describe a los socios de negocio, en elementos críticos del SGAS. El aprender a gestionarlos, de manera adecuada, es parte fundamental del sistema.

Revisemos algunas definiciones importantes dentro la normativa:

Parte interesada:

“Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión a actividad. Una parte interesada puede ser interna o externa a la organización”.

Socio de negocios:

“Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial”. El concepto incluye, pero no se limita a: clientes, consumidores, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

La referencia a “negocio” en este documento puede interpretarse en sentido amplio para representar a aquellas actividades relevantes a los efectos de la existencia de la organización.

Tercera parte

Persona u organismo que es independiente de la organización. Todos los socios de negocios son tercera parte, pero no todas las terceras partes son socios de negocios.

Consideraciones importantes

El objeto y campo de aplicación de la norma indica que el soborno puede ocurrir en actividades por parte de socios de negocios de la organización que actúan en nombre de la organización o para su beneficio; o también el soborno de los socios de negocios de la organización en relación con las actividades de la organización.

Las medidas necesarias para prevenir, detectar y mitigar el riesgo de soborno por parte de la organización pueden ser diferentes de las utilizadas para prevenir, detectar y enfrentar al soborno de la organización (de su personal, o socios de negocios que actúan en nombre de la organización).

Elementos que involucran a los socios de negocio

• Cuando se revisan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el SGAS, debe considerarse los socios de negocio de la organización, lo cual a su vez servirá para una definición eficaz del alcance del sistema.

• Una vez que la política antisoborno ha sido establecida, la misma debe comunicarse en los idiomas apropiados dentro de la organización y a los socios de negocios que representan más que un riesgo bajo de soborno.

• En la competencia, toma de conciencia y formación se incluye la necesidad de dar formación o tutoría a los socios del negocio.

• En la comunicación del sistema deben incluirse a los socios de negocio, usando los canales adecuados.

• Cuando revisamos los requisitos de debida diligencia, y se han valorado los riesgos existentes, se deben tener presentes las relaciones existentes con determinadas categorías de socios de negocio. La organización debe evaluar la naturaleza y el alcance del riesgo de soborno en relación a transacciones, proyectos, actividades, socios de negocios y el personal, pertenecientes a estas categorías específicas. Esta evaluación debe incluir cualquier debida diligencia necesaria para obtener información suficiente para evaluar el riesgo de soborno. La debida diligencia debe actualizarse con una frecuencia definida para que los cambios y la nueva información puedan tenerse en cuenta debidamente.

• Es importante valorar de una manera correcta el riesgo, ya que la organización puede concluir que es innecesario, injustificado o desproporcionado el llevar a cabo la debida diligencia en ciertas categorías del personal y socio de negocios.

• En relación con los socios de negocios no controlados por la organización para los que la evaluación del riesgo de soborno o la debida diligencia han identificado más que un riesgo bajo de soborno, y donde los controles antisoborno implementados por los socios de negocios ayudarían a mitigar el riesgo de soborno relevante, la organización debe implementar procedimientos de la siguiente manera:

1. La organización debe determinar si el socio de negocios tiene implementados controles antisoborno que gestionan el riesgo relevante de soborno;
2. Donde un socio de negocios no tiene en marcha controles antisoborno, o no es posible verificar si los tiene implementados:
   • Donde sea posible, la organización debe exigir al socio de negocios la implementación de controles antisoborno en relación con la transacción, proyecto o actividad correspondiente, o
   • Donde no es posible exigir al socio de negocios implementar controles antisoborno, esto debe ser un factor que se tome en cuenta al evaluar el riesgo de soborno de la relación con este socio de negocios y la forma en que la organización gestiona dichos riesgos.

• En cuanto a los compromisos antisoborno, para los socios de negocios que representan más que un riesgo bajo de soborno, la organización debe implementar procedimientos que exijan, en la medida de lo posible, que:

1. Los socios de negocios se comprometan a prevenir el soborno por, o en nombre de, o en beneficio del socio de negocios en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente;
2. La organización sea capaz de poner fin a la relación con el socio de negocios en el caso de soborno por parte de, o en nombre de, o en beneficio del socio de negocios en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente.
3. Cuando no sea posible cumplir los compromisos antisoborno que constan en los requisitos anteriores 1) o 2), este debe ser un factor a tener en cuenta para evaluar el riesgo de soborno de la relación con este socio de negocios y la forma en que la organización gestiona dichos riesgos.

• Cuando nos encontramos haciendo la evaluación del sistema, en el proceso de auditorías se debe incluir procedimientos, controles y sistemas para analizar el riesgo del fracaso de que los socios de negocios se ajusten a los requisitos antisoborno aplicables de la organización.

En la norma ISO 37001:2016 existen muchos ejemplos en los anexos que dan guías que podrían ser consideradas para el tratamiento de los socios de negocio.

Elaborado por: Ing. César Díaz, Corporación 3D